Van papier naar Peppol – Alles over de verplichte e-facturatie

Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van gestructureerde elektronische facturen verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België bij onderlinge transacties (B2B). Deze verplichte e-facturatie in België in 2026 betekent dat papieren facturen en pdf-bestanden niet langer volstaan: facturen moeten worden uitgewisseld in een gestandaardiseerd, elektronisch formaat.

Deze maatregel maakt deel uit van de bredere digitalisering van onze economie en heeft als doel om het facturatieproces efficiënter, veiliger en minder fraudegevoelig te maken. De Belgische overheid volgt hiermee de Europese tendens om digitale facturatie als standaard te hanteren. Dit draagt bij aan een betere controle op btw-aangiften en een vlottere administratieve afhandeling voor bedrijven.

Wat is een gestructureerde elektronische factuur?

Een gestructureerde elektronische factuur is een digitale factuur die opgesteld is volgens een vooraf bepaalde standaard. Hierdoor kan deze automatisch worden ingelezen en verwerkt worden door boekhoudsoftware of ERP-systemen. Een dergelijke standaard voor de structuur en inhoud van de elektronische factuur maakt het mogelijk om deze automatisch te verzenden en verwerken tussen ondernemingen, zonder manuele tussenkomst.

Het grootste voordeel is dat e-facturen geen statische pdf-bestanden zijn, maar gestructureerde gegevens bevatten die automatisch kunnen worden ingelezen en verwerkt. Hierdoor wordt automatische betalingsverwerking eenvoudig en neemt het risico op administratieve fouten aanzienlijk af.

Waarom wordt e-facturatie verplicht?

De verplichting om gestructureerde e-facturen te gebruiken vormt een belangrijke mijlpaal in de digitalisering van de Belgische economie. Ze helpt ondernemingen tijd en kosten besparen door het verminderen van manuele handelingen. Bovendien draagt deze maatregel bij aan de strijd tegen btw-fraude, zoals carrouselfraude, doordat transacties transparanter en beter controleerbaar worden. Ook het betalingsproces verloopt sneller, omdat facturen automatisch kunnen worden verwerkt en goedgekeurd. Tenslotte sluit deze evolutie aan bij de bredere strategie van de overheid om administratieve lasten te verlichten en duurzaamheid te bevorderen door het papierverbruik drastisch terug te dringen.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden toelaat om elektronische documenten op een veilige en gestandaardiseerde manier uit te wisselen. In België wordt Peppol vandaag al gebruikt voor facturatie aan overheden (B2G) en vanaf 2026 wordt het ook de standaard voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen.

Om via Peppol te kunnen factureren, moet een onderneming zich aansluiten bij een Peppol Access Point, een gecertificeerde dienstverlener die de connectie met het netwerk mogelijk maakt. Facturen die via Peppol worden verstuurd, worden automatisch gevalideerd en correct afgeleverd bij de ontvanger.

Dankzij deze gestandaardiseerde werkwijze kunnen facturen uniform en zonder aanvullende aanpassingen worden uitgewisseld.

Wat verandert er concreet voor Belgische ondernemingen?

Tot eind 2025 mogen Belgische ondernemingen nog papieren en pdf-facturen gebruiken. Toch kunnen bedrijven al vrijwillig overstappen op e-facturatie via het Peppol-netwerk. Vanaf 1 januari 2026 wordt dit echter verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties. Zij moeten hun facturen dan versturen en ontvangen in het Peppol-BIS-formaat (Business Interoperability Specifications),  de standaard voor de structuur en inhoud van e-facturen binnen het Peppol-systeem.

Deze verplichting geldt voorlopig niet voor facturen aan particulieren (B2C) of voor internationale transacties. Dit houdt in dat ondernemingen niet alleen hun interne processen moeten aanpassen, maar ook hun leveranciers en klanten tijdig moeten informeren over de overstap. Om problemen te voorkomen, is het bovendien raadzaam om software-updates tijdig door te voeren.

Hoe bereidt u zich voor op de verplichte e-facturatie via Peppol?

Het is cruciaal om tijdig de juiste stappen te ondernemen om vanaf 2026 volledig te voldoen aan de nieuwe e-facturatieverplichting. Ondernemingen moeten controleren of hun facturatiesoftware compatibel is met gestructureerde e-facturen en het Peppol-netwerk. Het aansluiten bij een Peppol Access Point via een softwareleverancier of gespecialiseerde dienstverlener is daarbij noodzakelijk.

Daarnaast is het belangrijk om interne facturatieprocessen grondig te herzien en medewerkers goed op te leiden over het nieuwe e-facturatieproces en de bijbehorende regelgeving. Ook het tijdig informeren van klanten en leveranciers over deze overstap is essentieel voor een soepele overgang.

Een belangrijke stap is het opstellen van een intern actieplan waarin de gefaseerde overgang naar e-facturatie wordt vastgelegd,  zodat bedrijven technische problemen en administratieve struikelblokken tijdig kunnen identificeren en aanpakken.

Fiscale steunmaatregelen voor e-facturatie

Om ondernemingen te ondersteunen bij de omschakeling naar e-facturatie, biedt de Belgische overheid tijdelijke fiscale voordelen aan. Tussen 2024 en 2027 kunnen kmo’s en zelfstandigen genieten van een verhoogde kostenaftrek van 120% op investeringen in facturatiesoftware die compatibel is met e-facturatie. Dit maakt de digitale transitie financieel aantrekkelijker en verlaagt de drempel voor digitalisering.

Daarnaast zijn er subsidies beschikbaar via regionale instanties, zoals de digitale transformatiesubsidies voor Vlaamse kmo’s en de Innoviris-steunmaatregelen in Brussel. Het is raadzaam voor ondernemingen om na te gaan welke extra ondersteuning zij kunnen aanvragen.

Grote bedrijven profiteren bovendien van schaalvoordelen, doordat hun facturatie- en boekhoudprocessen efficiënter worden en ze sneller kunnen schakelen bij het innen van facturen.

Conclusie

De verplichte invoering van e-facturatie in België vanaf 2026 is een ingrijpende, maar noodzakelijke stap in de verdere digitalisering van de economie. Bedrijven die zich tijdig voorbereiden, profiteren van een efficiënter, veiliger en kosteneffectiever facturatieproces. Door nu al te investeren in de juiste technologie en processen, voorkomt u operationele problemen en benut u maximaal de voordelen van deze modernisering.

E-facturatie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar biedt ondernemingen ook een strategisch voordeel. Het verhoogt de transparantie, verlaagt administratieve kosten en draagt bij aan een duurzamere en toekomstgerichte bedrijfsvoering. Bedrijven die de overstap tijdig maken, verwerven een voorsprong in een steeds digitaler wordende zakelijke omgeving.

Het is daarom cruciaal om niet te wachten tot de deadline van 2026, maar vandaag nog de eerste stappen te zetten richting een toekomstbestendig en compliant facturatiesysteem.

Heeft u juridische vragen over de implementatie van e-facturatie of wenst u begeleiding bij de naleving van deze nieuwe verplichtingen? Onze experten van het Team Ondernemen staan klaar om u te adviseren en te ondersteunen. Neem contact met ons op voor een persoonlijk advies op maat.